無理難題のお問い合わせがあった場合に関して、
第一声は【できる限り確認】し、
折り返しご連絡させていただく旨をお伝えするとよいです。
※確認をしても 絶対に無理 であることがわかりきっていたとしても、
第一声は【できる限り確認】する旨をお伝えすることで、
対応難となる可能性を減らすことができます
折り返しご連絡した際に、【できる限り確認】させていただいた旨、
ご要望に沿う対応はできかねる【理由】を丁寧に説明することで、
ご納得いただける場合が多いです
第一声を【ご要望に沿うことができかねる】旨を伝えた場合
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・どれだけ丁寧な言葉、正しい言葉を並べたとしても、
印象はとても悪くなります
※マニュアル対応や、メールであればテンプレートを
そのまま使用しているロボット人間という印象を与えます
※クレーマー気質のタイプであった場合、
かなりの対応難（継続する危険性）もあります
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[ 悪い印象を与えない方法]
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・初動対応時、できる限り何かできることはないか、
上席へ確認させていただく旨を返信
・確認した上で、やはり対応は難しい場合、
理由を明記し、ご理解をいただく
・今後改善となる対応策などがあれば、明記
（不良品などであれば、作成現場へ周知させていただく旨など）
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※仕事上、業務は増えますが、顧客が離れるリスクが減ります
【よいメール返信例】
※情報随時更新
